La politique automobile d'une entreprise, plus communément appelée car policy, est un guide essentiel qui établit clairement les normes relatives à l'attribution et à l'usage des véhicules de fonction ou de service. Cet outil stratégique est crucial pour une gestion optimale du parc automobile, permettant de contrôler les dépenses, de diminuer l'empreinte écologique, et d'assurer la sécurité des employés.
En 2024, il est impératif que la car policy soit révisée pour s'aligner avec les nouvelles exigences réglementaires, fiscales, écologiques et sociales qui influencent le domaine de la mobilité.
Mais comment créer une politique automobile qui s'ajuste parfaitement aux objectifs de votre société et répond aux attentes de vos employés ? Quels éléments doivent être considérés ?
Qu’est-ce qu’une car policy ?
Une car policy, ou politique automobile, est un document officiel établi par une entreprise pour définir les règles d'utilisation et d'attribution des véhicules de fonction ou de service.
Ce document précise à la fois les droits et les devoirs des employés qui se voient attribuer un véhicule. Autrement dit, la car policy est une charte interne qui détaille les modalités d'utilisation des véhicules (par exemple, leur utilisation en dehors des heures de travail, les modalités de ravitaillement en carburant, l'entretien, etc.). Elle détermine également les types de véhicules disponibles pour les employés et les dirigeants ainsi que les modes de financement : LLD, LOA ou achat.
Élaborer une car policy revient donc à édicter un ensemble de règles spécifiques à l'entreprise, destinées à encadrer l'utilisation des véhicules. Ces règles touchent à la fois à l'organisation des déplacements professionnels et à leur optimisation.
Pourquoi rédiger une car policy pour votre entreprise ?
Élaborer une car policy offre de multiples avantages à une entreprise, notamment sur les plans financier, organisationnel et réglementaire. Examinons de plus près pourquoi une car policy bien élaborée est avantageuse :
- Optimisation du TCO (Total Cost of Ownership) de la flotte : Le TCO correspond au coût total de propriété d'un véhicule, incluant les dépenses d'achat, d'utilisation et de revente. En établissant des critères de sélection des véhicules, les options de financement, les contrats de maintenance, les assurances, les cartes carburant, entre autres, il est possible de diminuer le TCO de votre flotte automobile et effectuer des économies significatives.
- Simplification de la gestion du parc automobile : Disposer d'une car policy claire et détaillée rend la gestion de la flotte automobile moins complexe pour le chargé de gestion. Ce dernier bénéficie d'un cadre établi pour répondre aux demandes des employés, gérer les commandes, les livraisons, les retours, les incidents, etc. Cela prévient également les litiges et les malentendus grâce à l'établissement de règles claires acceptées par tous.
- Conformité avec la réglementation : D'ici 2024, les car policies doivent s'aligner sur des contraintes réglementaires, fiscales, écologiques et sociales nouvelles affectant le secteur de la mobilité. Par exemple, la loi d'orientation des mobilités (LOM) requiert des entreprises de plus de 100 salariés la mise en place d'un plan de mobilité, encourageant des alternatives à l'usage individuel de la voiture. Il est donc essentiel que la car policy adopte ces nouvelles mesures et encourage les employés à opter pour des modes de transport plus durables.
Quelles sont les étapes pour définir la car policy de votre entreprise ?
Pour établir une car policy efficace pour votre entreprise, suivez ces étapes clés :
Auditer la flotte actuelle
Commencez par un bilan complet de votre flotte actuelle. Cela implique d'identifier les modèles de véhicules, leurs coûts, leur utilisation, ainsi que les pratiques efficaces ou à améliorer. L'objectif est de réaligner votre parc automobile pour une meilleure optimisation des coûts et une gestion simplifiée. Une analyse approfondie du TCO (Total Cost of Ownership), qui englobe tous les frais depuis l'achat jusqu'à la revente d'un véhicule, est conseillée.
Ne négligez pas l'empreinte écologique de votre flotte. Mesurez les émissions de CO2, la consommation de carburant et le type de motorisation pour une approche plus respectueuse de l'environnement.
Prendre en considération la stratégie de l'entreprise
À cette étape, il est crucial de définir clairement la stratégie de mobilité de l'entreprise. Prenez en considération les contraintes de votre activité, l'image de marque, les valeurs et les objectifs. La sélection des véhicules doit répondre à des critères précis, tels que le respect de l'environnement, le confort, la sécurité et les performances. En outre, évaluez le mode de financement le plus adapté à votre budget, qu'il s'agisse d'achat, de location ou de leasing.
Consulter les collaborateurs
Écoutez attentivement les besoins et attentes de vos collaborateurs, utilisateurs principaux des véhicules. Offrez-leur des options adaptées à leur rôle, leur localisation et leur fréquence de déplacement. Il est également essentiel de considérer leur satisfaction et motivation. Cependant, gardez en tête l'importance de l'uniformisation de la flotte pour ne pas entraîner de déséquilibres.
Se renseigner sur les réglementations
Une connaissance approfondie des réglementations actuelles est indispensable pour élaborer une car policy conforme. Par exemple, la loi LOM (Loi d'Orientation des Mobilités) exige des entreprises de plus de 100 employés la mise en place d'un plan de mobilité favorisant des alternatives à l'utilisation individuelle de la voiture.
La loi Climat impose, quant à elle, aux flottes de plus de 100 véhicules légers de compter au moins 20% de modèles à faible émission. Veiller à ces obligations est crucial pour éviter des sanctions financières et autres désavantages.
Que doit contenir la car policy ?
Une car policy efficace doit intégrer des éléments clés pour répondre aux besoins de l'entreprise et de ses collaborateurs, tout en respectant les limites budgétaires, écologiques, et réglementaires.
Les types de véhicules et équipements
Cette section spécifie les caractéristiques des véhicules disponibles pour les collaborateurs, en prenant en compte la catégorie (Citadine, Break, Berline, SUV, Monospace, Utilitaire), le type de carburant, le type de motorisation, la boîte de vitesse, les équipements, etc.
L'objectif est de sélectionner les véhicules les plus adaptés, comme par exemple des modèles électriques ou hybrides rechargeables qui présentent des bénéfices fiscaux, environnementaux et économiques.
Choisir des équipements qui augmentent le confort, la sécurité et la connectivité, tels que le radar de recul ou l'Apple Car Play, est également conseillé.
Le mode d'acquisition des véhicules
Elle précise les modalités de financement, qu’il s’agisse d’achat, de leasing ou de crédit-bail.
Si vous hésitez entre la location et l’achat, sachez qu’il est possible de combiner plusieurs modes de financement en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.
Vous pouvez choisir d’acheter vos véhicules et opter pour la location en moyenne durée pour vos besoins ponctuels.
Les délais de livraison des véhicules neufs étant assez longs, c’est souvent la combinaison choisie. A savoir que le leasing est la solution la plus flexible pour permettre un renouvellement de la flotte plus fréquent.
Les règles d’attribution des véhicules
Cette partie définit qui parmi les collaborateurs a droit à un véhicule de fonction ou de service, basé sur des critères tels que le statut, la fonction, l'ancienneté, et la performance.
Elle précise les modalités d'attribution, comme le mode de financement, la durée du contrat, le kilométrage autorisé, et si le véhicule fait partie de la rémunération, s'il est essentiel à l'activité du collaborateur, ou s'il peut être utilisé à titre personnel.
Les conditions d’utilisation des véhicules
Cette section établit les règles d'utilisation des véhicules, incluant la zone géographique, la durée, le kilométrage, le budget carburant, etc.
Il s'agit de fixer les conditions comme l'utilisation de la carte carburant, le stationnement, le péage, et l'usage personnel, tout en promouvant de bonnes pratiques de conduite, telles que l'éco-conduite et le respect du code de la route.
Les responsabilités des conducteurs
Enfin, cet élément recense les obligations des collaborateurs envers les véhicules qui leur sont confiés, abordant la maintenance, l'entretien, la gestion des sinistres.
Il définit les responsabilités précises telles que le contrôle technique, la révision, le nettoyage et les démarches en cas d'accident, tout en clarifiant les droits des conducteurs, comme la garantie, l'assistance et les réparations.
La méthode de suivi de l’utilisation des véhicules
Cette section détaille les systèmes et procédures adoptés par l'organisation pour surveiller comment les collaborateurs utilisent les véhicules. Cela comprend le suivi du kilométrage, la consommation de carburant, l'entretien, entre autres. Les options pour une gestion efficace de la flotte incluent le recours à des logiciels dédiés, des dispositifs télématiques, des carnets de bord, etc.
Elle englobe également la mise en place d'indicateurs clés de performance et de satisfaction, tels que le coût total de possession (TCO), le taux d'utilisation des véhicules, le taux d'accidents, ainsi que le niveau de satisfaction des utilisateurs.
Les sanctions en cas de non-respect
Cette partie énonce les conséquences encourues si les directives spécifiées dans la politique de gestion des véhicules ne sont pas respectées, que ce soit par les employés ou par la société. Les sanctions possibles incluent la confiscation du véhicule, la diminution du budget alloué, ou la perte de primes.
Elle suggère aussi de prévoir des solutions alternatives telles que le dialogue, la médiation ou l'arbitrage en cas de litige.
Les règles de sécurité & eco-conduite
Ce point réitère l'importance du respect des principes de sécurité et d’éco-conduite par les collaborateurs afin de minimiser les risques d’accidents, de pannes ou de pollution. Il encourage à adopter une conduite responsable, qui inclut le respect des limites de vitesse, le port de la ceinture de sécurité, l'anticipation des freins et la vérification régulière des pneumatiques.
Conclusion
Rédiger une car policy efficace pour 2024 est crucial pour votre société. Cela améliorera l'organisation de votre parc automobile, simplifiera sa gestion, garantira le respect des réglementations en vigueur, et vous permettra de mieux maîtriser le TCO de votre flotte automobile.
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